皆様こんにちは、トランスコスモスSDGs委員会 オープン社内報 副編集長ワダユウです。
今回は、トランスコスモスの株主総会がどのように作り上げられるのかをテーマに、株主総会の運営を担当している法務本部商事法務部の皆さんにインタビューを行いました。

堀石尚男　法務本部　上席常務執行役員法務本部長兼商事法務部長
弓削玲子　法務本部　商事法務部 商事法務課長
草野晴夫　法務本部　商事法務部 商事法務課マネージャー
矢島実和　法務本部　商事法務部 商事法務課
竹薮久未　法務本部　商事法務部 商事法務課

高山
トランスコスモスのSDGs・ESGを語るうえで、株主総会など法的な部分、IRなど開示の部分、そして価値創造ストーリーをどのようにしていくか、という3段構えとなると考えています。
本日は、外部に対して大きなインパクトがある株主総会がどのように形つくられていくかを伺いたいと思います。まず、株主総会の準備は、どのような体制で行われているのでしょうか。

弓削
株主総会の運営体制は、大きく2つに分かれています。1つ目は株主総会自体を回していく議事運営メンバーです。議長の船津CEO、司会、総会最中に議事進行をサポートする議場内事務局、運営事務局がいます。
2つ目は、運営サポートメンバー（分科会）です。株主誘導、議場内保安、マスコミ対応、受付、議決権集計、役員対応、情報機器対応、動画撮影などについて、前日リハーサルから、当日の運営までを担っていただいています。分科会として想定問答対策もありますが、これは約２か月ほどかけて準備します。コロナ前は40名ほどのメンバーでしたが、コロナ禍のため来場株主の減少やスタッフの安全も考慮し今年は29名での対応になっています。議事運営メンバーとあわせて総勢50名ほどで総会を運営しています。

高山
毎年、株主総会本番までどのようなスケジュールで動かれていますか。

弓削
商事法務部は例年1月頃から準備を開始し、4月上旬に関係者含めたキックオフが行われます。4月から招集通知の作成を開始し、4月末には株主提案の行使期限があります。5月中旬の取締役会では、株主総会で付議する議案の決議があります。招集通知は5月中旬に校了、5月末のWebでの先行開示ののち、紙媒体で各株主に発送されます。それ以後は総会を実施するための準備に注力、6月中にはリハーサルが2度行われ、6月23日の株主総会本番を迎える、というスケジュールで行っています。
想定問答については、例年用意している問答に加えて、会社として当該年度に生じた事象や、世の中のトレンドについてトランスコスモスへ影響がある事項について、トランスコスモスの各部門や外部の顧問弁護士などとも連携しながら、株主の皆様が疑問に思うところについて漏れがないように、想定問答を作っていっています。
運営事務局では、総会準備に抜け漏れがないように、かなり細かいレベルでのタスク表を用意し、遅滞なく、漏れないようにこれでもかというくらい念入りに準備を行っています。

高山
なるほど。半年という長い時間をかけて、様々な関係者を巻き込みながら綿密な準備をされているわけですね。
株主総会は、会社のことをオフィシャルに発表する場だと思いますが、運営事務局として、円滑な運営・進行以外に行ってきたことはありますか。

草野
ご来場いただける株主様以外にも総会の模様をご覧いただけるよう、総会動画の配信を行っています。今年も、議長の事業報告パートまでをストリーミングで動画配信予定となっています
（7月27日現在配信済み。https://www.trans-cosmos.co.jp/company/video/36th_meeting_movie.html）。
また、株主総会開始前に、トランスコスモスがどのような事業を手掛けているのかを簡潔に説明するオープニングビデオを流しています。

タキザワ
事務局の方々が、株主総会において大変だった点や、やりがいと感じている点について教えてください。

竹藪
私はメンバーの中で社歴が一番浅いのですが、株主総会という会社にとっての一番のイベントに関わっていることにやりがいを感じています。私は会場での資料や備品の準備などを担当しており、備品の数は300点を超え、情報量も多く管理も大変ではありますがこういった準備の一つ一つが株主総会というイベントを作り上げている、というところに価値を感じています。

矢島
私は総会に携わって5年目になりますが、分科会メンバーが使用するマニュアル作成がメイン担当です。分科会スタッフの方々はリハーサルと当日がメインの関与となるため、読めばすべて理解できるようなマニュアル作りを心掛けています。また、スタッフをはじめ関わる全ての方々が心地よく株主総会に参加できるよう、円滑な運営ができるよう意識しています。

草野
法的に間違いがないということに気を付けています。証券代行・顧問弁護士などの外部アドバイザーとも密に連携を取り、招集通知も何度も読み込んで絶対に間違いがないように心掛けています。昨年はコロナ禍での参加者の制限など、従来になかった対応をすることとなり、気に掛ける点が多かったです。今年は昨年を踏襲し、より安心安全な株主総会が実現できると思っています。

高山
トランスコスモスは、ESGスコアリングのガバナンスの項目については悪くない点数となっています。株主総会に限らず、トランスコスモスのガバナンスにおける良い点を教えてください。

堀石
トランスコスモスは経営トップはじめ経営陣の方々が法令遵守などガバナンスに対して高い意識を持っておられます。取締役会では、社外取締役の方々からも忌憚のないご意見をいただいています。
また、取締役のスキルマトリクスを今年から公表しています。スキルマトリクスにより、取締役会が多種多様な知識、経験、能力等を持った方によりバランスよく構成されているということが示されています。
これからも、株主総会や取締役会の運営などを通じ、トランスコスモスのガバナンスのさらなる強化、向上をサポートしていきたいと思っています。

高山
ありがとうございます。企業に対する評価は、従来の売上や利益中心の考え方から、ESGの観点が重視される時代となってきました。ESGの”G”の部分を担う商事法務部がトランスコスモスの主役となりつつあるともいえると思います。
これからもトランスコスモスの”攻め”のガバナンスをよろしくお願いいたします！

【株主総会リハーサル取材！！】～ワダユウ後記～
株主総会前日のリハーサル取材に行ってきました！
会場に行くと、様々な関係者の方が連携を取りながら準備を進めていました。当日のような緊張感がただよう中、実際の株主総会の進行に沿ってリハーサルが行われ、前日の最終チェックをしていました。

本番さながらのリハーサル・・・

半年間の準備の結晶を見ることができました。絶対にミスが許されないというプレッシャーの中、当日の流れを一つ一つ丁寧に確認し、必ず万全な状態で当日を迎えるという思いがとても伝わってきました。そして、トランスコスモスのガバナンス構築体制は素晴らしいものであると感じました！！

参考サイト
＜トランスコスモス 株主総会＞
https://www.trans-cosmos.co.jp/ir/information/stock-holder/

＜トランスコスモスのコーポレートガバナンス＞
https://www.trans-cosmos.co.jp/ir/management/governance.html